Kies de juiste betaaloplossing voor je winkel

Je klanten willen pinnen – maar welk pinautomaat past bij je winkel? In Nederland en België zijn er tegenwoordig meer betaalmogelijkheden dan ooit. Van klassieke kassasysteem-gebonden terminals tot hippe mobiele kaartlezers en zelfs je eigen smartphone die als pinautomaat fungeert.  In dit artikel leggen we in begrijpelijke taal uit welke opties er zijn, wat hun voor- en nadelen zijn, en hoe jij als ondernemer een verstandige keuze kunt maken die past bij jouw winkel.

Vast, Mobiel of gewoon je eigen telefoon?

Loop een gemiddelde winkel binnen en je ziet vaak een vast pinapparaat op de toonbank staan. Dit apparaat is doorgaans gekoppeld aan de kassa, en werkt via het internet. Vast opgestelde terminals zijn ideaal voor winkels met hoge volumes aan transacties en een vaste kassa-opstelling, zoals  Supermarkten en  Bakkerijen. Zij doen er goed aan om vaste PIN-apparaten te gebruiken en dito contract te kiezen bij de betaalproviders. Denk hierbij aan Worldline, Rabobank, EMS of CCV. Daar heb je contracten waarbij je een vast transactiebedrag hebt. Meestal moet je een account kiezen met een looptijd van minimaal één jaar. Let op (!): Bepaal vooraf of je de terminal wil koppelen aan je kassa software, de provider heeft namelijk twee verschillende contracten. Eén voor het rechtstreeks leveren van de diensten -de winkelier tikt het bedrag op de pinterminal-of een merchant unit in- en de indirecte versie -nu geeft de kassasoftware het bedrag door aan de pinterminal. 

Naast de vaste kassa-gebonden apparaten zijn er mobiele pinautomaten. Dit zijn compacte, draadloze kaartlezers die je mee kunt nemen – handig voor horeca (afrekenen aan tafel), marktkooplui, taxi’s of als je diensten aan huis levert. Een mobiel apparaat bevat een batterij en communiceert via Bluetooth met je telefoon of rechtstreeks via WiFi/4G. 

Dan is dat laatste voor mij de meest voordelige oplossing? Was het maar zo simpel.. Per transactie kan er een startbedrag gevraagd worden, dit loopt meestal uiteen van 6 tot 10, soms wel 25 cent.  Ja, je moet blijven opletten en we zijn er nog niet! Afhankelijk van de kaart die de klant trekt, betaal je commissie en dat is al snel 1% van het totale bedrag- op kassabon en dit kan oplopen tot 2,5% tot soms wel hoger omdat het een zakelijke kaart betreft, let op!. Sommige Fintech bedrijven (dat is de verzamelnaam) berekenen geen hogere commissie maar verhogen het starttarief. Gebruik de PIN Keuzehulp, je weet meteen wat een verstandige keuze is en bespaart tientallen tot honderden euro’s per maand, dat is die welverdiende vakantie!

Wat kost het en wat levert het op?

Natuurlijk wil je weten wat het kost om pinbetalingen te accepteren. Dit hangt sterk af van je omzet en aantal transacties. Grofweg zijn er twee prijsmodellen:

1. Vaste kosten + lage transactiekosten: Dit zie je bij traditionele contracten (via bank of acquirer). Je betaalt bijvoorbeeld €X per maand voor het apparaat en/of service, maar in ruil daarvoor heel lage kosten per betaling. Dit is voordelig als je veel transacties hebt. Voorbeeld: een winkelierscontract via een bank kan ~€20/maand kosten, met pintransacties 5 cent en creditcards 1,5%. Als jij 1000 pinbetalingen (€40 gem. bedrag) per maand doet, betaal je ~€20 + (1000×€0,05) = €70 aan kosten, op €40.000 omzet – dat is slechts 0,175% van je omzet, erg scherp. Maar doe je maar 10 transacties, dan is €20 vast al te veel.
2. Geen vaste kosten, hogere transactiekosten: Dit is het verdienmodel van de moderne Fintech bedrijven Je koopt (soms krijg je) het apparaat, en daarna betaal je een percentage van elke transactie, vaak rond de 1,5–2%. Geen omzet = geen kosten. Dit is ideaal bij laag volume of starten met pinnen. In het voorbeeld van 1000 transacties à €40, bij 1,9% fee zou je €760 kosten hebben – duidelijk duurder dan scenario 1. Maar bij 10 transacties van €40 is het maar €7,60 kosten (en geen vast bedrag), veel voordeliger dan €20.

Let op de details: Vraag altijd na of prijzen inclusief of exclusief btw zijn, of er set-up kosten zijn, en hoe het zit met contractduur, kan je maandelijks opzeggen? Moderne providers hebben geen minimale contractduur (je kunt opzeggen wanneer je wilt). Bij banken of oudere contracten zit je soms aan 1 jaar of langer vast  Een ander aspect zijn de betaalmethoden die je wilt accepteren. In Nederland is een “pinnen” betaling meestal met Maestro of V PAY (de bankpas). Die gaan er bij alle apparaten standaard in. België heeft Bancontact – als je veel Belgische klanten hebt, zorg dat je provider dat ondersteunt (meestal wel het geval, via Maestro-co-badge of direct). Creditcards (Visa, MasterCard) vereisen vaak dat je een extra contractdeel hebt bij traditionele aanbieders, maar bij fintechs is het standaard inbegrepen (zij maken geen onderscheid – 1,9% geldt voor alle kaarten). American Express en Diners zijn bij banken optioneel (soms hoger).

Welke PIN betaaloplossing past bij mijn winkel?

Bij het kiezen van een betaaloplossing, stel jezelf de volgende vragen:

• Hoeveel transacties verwacht ik per maand, en van welke omvang? Dit is misschien wel de belangrijkste vraag. Heb je een klein boetiekje met enkele tientallen pinbetalingen van €20 gemiddeld, dan is een simple oplossing zonder maandelijkse kosten ideaal – je kosten blijven dan onder een paar tientjes per maand. Heb je een drukke zaak met honderden transacties, reken dan goed door of een vast contract goedkoper is. Vaak kun je bij hogere volumes met je leverancier onderhandelen over lagere percentages. Zoals een vuistregel: bij >€5.000 kaartomzet p/maand loont het om verder te kijken dan de 1,9% aanbieders, en bij >€10.000 bijna zeker. Onder €1.000 per maand is geen vast contract doorgaans de beste keuze.

Waar gaan die betalingen plaatsvinden?

Zit je achter een toonbank in een winkel, of ben je mobiel/onderweg? Voor dat eerste zijn vaste terminals of wifi-terminals prima. Voor het tweede kijk je naar mobiele apparaten of softpay. Als je een foodtruck of marktstand hebt zonder stroom/wifi, kies dan een apparaat met geïntegreerde 3G/4G (veel moderne mobiele terminals hebben een SIM-kaartje voor data ingebouwd). Als je in een schoonheidssalon werkt met meerdere ruimtes, is een draadloze pinautomaat handig zodat je klanten aan de balie kunt laten afrekenen of zelfs in de behandelstoel. Als je huis-aan-huis diensten levert ( een loodgieter of een koerier met handheld), dan is een smartphone + softpay of een klein mobiel kastje het meest praktisch.

Vind ik vaste lasten of variabele kosten prettiger?

Dit is wat je noemt ondernemerspsychologie, sommige mensen hebben liever predictability: elke maand €X en geen onverwachte kosten. Dan kun je een pakket nemen met vaste abonnementskosten en wéten wat je betaalt (al is de factuur een mix van vast + transacties). Anderen zeggen: ik wil geen verplichtingen, als ik een maand weinig omzet heb betaal ik ook bijna niks – dan past pay-as-you-go beter. Denk aan je risico en planning: startende ondernemers kiezen vaak voor flexibiliteit (geen contract, je kunt altijd nog switchen naar gelang je groeit). Een gevestigde winkel kan soms via de bank een scherp tarief krijgen, maar dan moet je wel een contract tekenen.

Hoe belangrijk is integratie met andere systemen?

Heb je al een kassasysteem of gebruik je bepaalde software? Check of de betaaloplossing daarmee kan koppelen. Kassasystemen kunnen direct verbinden met bepaalde terminals – verkoopbon aanslaan, bedrag verschijnt meteen op de pinautomaat, erg handig. Als je je boekhouding wilt automatiseren, let dan op exportmogelijkheden van je POS systeem.

Hoe snel heb ik het nodig?

Als je morgen een verkoopkraam opent en nog geen pinautomaat hebt, zul je een betaalkastje moeten halen (die kun je vaak dezelfde dag nog kopen bij een elektronica-winkel of via snelle levering) en direct activeren. Een bankcontract regelen kost vaak een paar weken. Snelheid van onboarding kan dus een beslissende factor zijn. Probeer die keuzestress te voorkomen en start op tijd!

Samengevat

De juiste betaaloplossing kiezen komt neer op balanceren tussen kosten en gemak. Heb je een klein, startend bedrijf of neem je sporadisch betalingen aan? Dan is een goedkope mobiele kaartlezer zonder maandelijkse lasten waarschijnlijk de beste stap – voor een paar tientjes investeer je in een professionele uitstraling en het binnenhalen van verkopen die je anders misloopt doordat klanten geen cash bij zich hebben. Groei je door, of heb je een fysieke winkel met flink verkeer, dan kun je kijken naar de meer geavanceerde systemen met lagere transactiekosten – ja, je zit dan aan vaste contracten, maar je marge per transactie wordt beter. En wie zegt dat je niet beide kunt doen?